TRABAJO COLABORATIVO EN EL ENTORNO GOOGLE

Existen multitud de herramientas para la puesta en común de un trabajo por parte de dos o más personas. En lo que se refiere a documentos ofimáticos, se llevan la palma tanto Microsoft Office 365 como Google.

En esta entrada se va a hacer referencia a los documentos de Google. Si hace no mucho tiempo el entorno de trabajo se denominaba Google Docs, en la actualidad hay que trabajar desde el disco duro virtual. En Drive se pueden crear y compartir carpetas y archivos, ahora bien, es necesario trabajar con documentos propios de Google para que se pueda modificar su contenido. Archivos de Word, por ejemplo, se podrán ver pero no modificar.

Trabajo colaborativo con archivos.
Un usuario crea el archivo y, por lo tanto, es el propietario. Para compartir el archivo hay que hacer: (1) Clic con el botón derecho del ratón y luego clicar compartir o (2) con el archivo abierto, clicar en el botón azul de “compartir” situado arriba a la derecha. Después de lo anterior se accede a la ventana de la derecha:compartir-1

Las invitaciones se realizan a través del correo electrónico, dándose tres maneras posibles de compartir el archivo:
–    Editar: pueden modificar el trabajo todo lo que quieran. Ejemplo: dos compañeros que trabajan sobre el mismo archivo hasta darle forma.
–    Comentar: puede realizar comentarios sobre el documento. Ejemplo: se pretende obtener aportaciones de uno o varios compañeros a un documento.
–    Ver: no se puede modificar nada. Ejemplo: se comparte un documento con unas instrucciones determinadas.
También se puede clicar en “Obtener un enlace para compartir”. De esta forma, cualquier persona con dicho enlace puede acceder al documento con los privilegios anteriores.
Ojo: no se pueden editar documentos que no estén creados en el entorno Google.

Trabajo colaborativo con carpetas.
Si lo que se quiere es compartir toda una carpeta, hay que clicar con el botón derecho sobre ella y luego clicar en compartir.compartir-2

Compartiendo carpetas, se pueden dar dos casos:
–    Que se pueda organizar, añadir y editar. Es decir, un control casi total sobre el contenido.
–    Que solo se pueda ver.
Como en el caso anterior, también se puede obtener un enlace. En este caso cualquiera puede acceder a la carpeta con los privilegios anteriores.

DEJAR DE COLABORAR.
Es interesante saber que, tanto con las carpetas como con los archivos, se puede anular o cambiar la forma de compartir cuando se crea conveniente.

HISTORIAL DE REVISIONES.
El historial de revisiones ofrece posibilidades muy interesantes. Con el documento abierto, simplemente hay que editar el panel de modificaciones haciendo clic en “Última modificación” en la parte de arriba del documento (1). Luego se puede ver a la derecha el “Historial de revisiones” (2) donde se ven las modificaciones realizadas. En la parte de abajo se puede hacer que se detallen con mayor precisión los cambios realizados (3). Asimismo, se puede comprobar qué se modificó y quién lo hizo. Lo que es más, también se puede retrotraer el documento al momento de edición que se precise.

compartir-3

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